Практичне заняття № 6 ( матеріали розраховані на два заняття, на минулому занятті розглядали теоретичний матеріал.)
Тема: Правила спілкування фахівця при проведенні зустрічей, переговорів, прийомів та по телефону.
Навчальна: знати способи застосування в своїй діяльності правил спілкування; вміти спілкуватися по телефону, готувати й проводити ділові зустрічі;
Розвиваюча: розвивати уважність, навички творчо-дослідницької роботи.
Виховна: виховувати повагу до рідної мови.
План заняття
1Ділові зустрічі, правила їх проведення
1. Поняття про переговори.
2. Правила спілкування під час прийомів.
3. Правила ведення ділової телефонної розмови.
4. Етичні питання використання мобільних телефонів.
2. Виконання практичного заняття
Основна
1. Мацюк З.О. Станкевич Н.І. Українська мова професійного спілкування — К.: Каравела, 2005.
2. Мацько Л.І. Кравець Л.В. Культура українського фахового мовлення Навч. посіб. — К.: ВЦ "Академія", 2007. — 360 с.;
3. Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням: Підручник. – К.: Алерта, 2010.
4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: модульний курс. — К., 2008 — 448 с.
Додаткова
1. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навчальний посібник. — К.: Знання, 2006. — 291 с.
Тема: Правила спілкування фахівця при проведенні зустрічей, переговорів, прийомів та по телефону.
1.Ділові зустрічі, правила їх проведення
Будь-яка зустріч, а тим більше ділова, проводиться з певною метою. Саме спілкування в діловій практиці, як правило, підтримується взаємною зацікавленістю. Щоб задовольнити зацікавленість сторін, організовується зустріч.
Щоб ефективно провести ділову зустріч, до неї необхідно серйозно підготуватися та все ретельно продумати.
1 Про ділову зустріч прийнято домовлятися заздалегідь, при цьому відрізок часу між домовленістю та власне зустріччю залежить від конкретних обставин та програми зустрічі. У межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за два—три дні. Запланована за десяток днів ділова зустріч часто буває підготовлена гірше лише з психологічних причин.
2 Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:
- предмет ділової зустрічі;
- місце проведення;
- часові межі;
- кількість учасників;
- матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі.
Фахівцям, які братимуть участь у зустрічі, повинні бути притаманні такі риси характеру: почуття власної гідності, впевненість у собі, урівноваженість, дипломатичність, терпимість, тактовність, прагнення до взаєморозуміння.
Рекомендують:
- починати розмову із загальних фраз, поступово переходячи до найбільш важливих, принципових питань, а потім — до обговорення питань, за якими можна легко дійти згоди;
- задавати доброзичливі й прямі запитання;
- відповіді вислуховувати;
- записувати цінну інформацію;
- виявляти бажання зрозуміти позицію партнера;
- викликати симпатію до себе з боку співбесідника (адже він — особистість, має повне право на повагу до себе, на визнання його як особистості);
- орієнтуватися на бажаний партнером кінцевий результат, який вигідний і для організаторів;
- аргументувати свої пропозиції цифрами, фактами;
- виявляти зацікавленість у перспективах взаємин з партнерами;
Не можна:
- ставити запитань, які підказують відповідь;
- вести розмови про релігію та політику;
- тиснути на співрозмовника;
- змушувати партнера довго чекати зустрічі;
- обдурювати партнера і постійно вимагати від нього доказів.
- приступати до розмови без ретельно продуманого плану.
2.Поняття про переговори.
Переговори можна номінувати як організаційну форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних зв'язків між зацікавленими в спільній діяльності економічно незалежними організаціями. Це формалізований процес, що ставить конкретну мету, визначає коло питань і завжди реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин .
Переговори відіграють велике значення в розвитку ділових стосунків. Від того, як будуть організовані і проведені ці переговори, залежить результат — поступ чи занепад проекту і, відповідно, фінансовий злет чи крах.
За змістом переговори — це процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності суперечливих інтересів. У менеджменті комерційні переговори розглядають як окремий вид ділового спілкування за формою і змістом.
За формою вони подібні до індивідуальної бесіди, разом з тим вони проводяться між делегаціями партнерів, яким необхідно володіти навичками впливу на групу людей, що мають свою чітку мету.
Процес планування переговорів поділяють на три етапи:
- підготовка до переговорів;
- безпосереднє ведення переговорів;
- аналіз результатів і підсумків переговорів.
На етапі підготовки потрібно опрацювати три аспекти проведення переговорів: змістовний, організаційний і тактичний.
Змістовний аспект визначає ієрархію (і відповідно — значимість) мети переговорів, тому змістовний аспект переговорів включає:
- необхідність ретельного аналізу наявної ситуації;
- прогнозування найімовірніших варіантів та змін;
- проектування найбільш сприятливих умов, навіть якщо їх створення мало-ймовірне за нинішніх ситуацій.
Організаційний аспект охоплює коло питань, починаючи з місця, часу та загального антуражу проведення переговорів і закінчуючи підбором команди з точним розподілом функцій та ролей, які виконує кожний її член на переговорах. Організаційний аспект підготовки означає розв'язання таких питань: "Хто? Де? Коли?" Підбір команди є головним завданням при підготовці переговорів. Ідеальних людей немає, тому проблема підбору команди зводиться до пошуку та залучення необхідних людей (або спеціального їх навчання).
Тактичний аспект забезпечує необхідну професійну спрацьованість висунутих пропозицій. Він включає в себе весь обсяг конкретних питань: від тактико-технологічних характеристик пропозицій до фінансових та юридичних деталей. Одного проекту пропозицій щодо змісту майбутньої справи для успішних переговорів недостатньо, він має бути доповнений програмою його реалізації. При цьому завжди виникає безліч питань фінансового та юридичного змісту.
3.Правила спілкування під час прийомів.
Виділяють такі невербальні засоби спілкування:
1 Оптичні - жести, міміка, поза, хода, контакт очей, одяг, косметика.
2 Акустичні - темп мовлення, тембр голосу, висота голосу, сила
голосу, паузи, інтонація.
3 Кінетичні - дотик, потиск руки, поцілунок.
4 Ольфакторні - запах тіла, запах косметики.
5 Просторово-часові - відстань між співбесідниками, розміщення в просторі, тривалість контакту, ступінь пунктуальності в часі їх роль і значення особливо відчутні та важливі під час приватного діалогічного ділового мовлення, зокрема ділової бесіди, спілкування керівника з підлеглим чи розмови під час прийому відвідувачів тощо.
Прийом відвідувачів - це приватне ділове мовлення, що є засобом повсякденного спілкування людей у процесі виконання службових обов'язків. Мовлення керівника, який приймає відвідувачів, перестає бути його приватною справою - це мовлення офіційне, від імені установи, яку він представляє.
Під час розмови з відвідувачами керівник має дотримуватись низки вимог щодо культури усного мовлення, зокрема:
- темп мовлення узгоджувати з тематикою і ситуацією розмови, індивідуальними рисами мовця. Він повинен бути неспішним, але не надто млявим і байдужим;
- тон розмови обирати спокійний, діловий, стриманий. Керівник має уважно слухати, чітко давати поради;
- намагатися не напружувати голос і до кінця фрази помітно його знижувати;
- робити порівняно невелику кількість пауз. Кожна пауза має увиразнювати сказане, створювати психологічний підтекст. Вона, звичайно, може бути викликана потребою знайти влучне потрібне слово;
- слова вимовляти виразно, але менш старанно, ніж при публічному мовленні. Окремі звуки можуть послаблюватися. Надмірну ретельність в артикуляції сприймають як вияв агресивності, нетерпимості, бажання якнайшвидше „виставити відвідувача за двері";
- мовлення керівника має відзначатися багатством слів та виразів (можна використовувати крилаті вислови та фразеологізми). Перевагу слід надавати загальновживаній та стилістично нейтральній лексиці. Абсолютно відсутні образливі, просторічні слова, жаргонізми та діалектизми.
4.Правила ведення ділової телефонної розмови.
У напруженому житті ділових людей спілкування по телефону є незамінною можливістю для швидкого розв’язання проблем. Не завжди є час для зустрічі віч-на-віч. А протягом кількох хвилин, спілкуючись по телефону, можна вирішити будь-яке питання.
Перш ніж телефонувати у важливій справі, треба спочатку добре обміркувати можливий перебіг майбутньої розмови. Треба уявити собі людину, з якою доведеться спілкуватися, і бесіду будувати, враховуючи її особливості. До того ж треба зважати на те, ви обмежені в часі.
У телефонній розмові беруть участь двоє співрозмовників: той, хто телефонує, і той, хто приймає інформацію (абонент). Може бути й третя особа – посередник, який з’єднує співрозмовників. Тут особливо важливим є слова ввічливості вибачте, будь-ласка, дякую.
Отже, основні вимоги до мовця, що говорить по телефону, такі:
1) чіткість, чистота артикуляції, правильність дикції;
2) середній за силою голос мовлення;
3) лаконізм висловлювання (лексичний і синтаксичний), чіткість, виразність побудови фрази;
4) темп мовлення - середній;
5) тон мовлення - спокійний, ввічливий.
Отже, культура ведення ділової телефонної розмови - ознака загальної культури людини, і не тільки характеризує її як ділову, енергійну, цілеспрямовану, а ще й реально допомагає у веденні справи.
6.Етичні питання використання мобільних телефонів
Мобільні телефони нині є неодмінним атрибутом кожної ділової людини. Послуговуючись ним, треба дотримуватись певних етичних норм, щоб не створювати незручностей для інших. Звичайно, традиційні правила спілкування по телефону, які названо вище, залишаються, але треба враховувати специфіку мобільного зв’язку, оскільки телефон завжди у його власника.
ВИКОНАННЯ РОБОТИ
Завдання 1. Вам необхідно нагадати про себе після тривалої перерви. Побудуйте бесіду по телефону з урахуванням типу партнера. Наведіть дві-три різні ситуації. Розіграйте їх у парах.
Надіслати у вайбер скрін практичного задання( телефонна розмова) обов'язково вказати на полях дату, номер роботи, прізвище і шифр групи!!!!!!!!!!!!!!
Немає коментарів:
Дописати коментар