Практичне заняття № 17
Тема практичного заняття: Особливості складання розпорядчих та
організаційних документів. Статут, положення, інструкція.
Мета:
Навчальна: надати студентам інформацію про
особливості, нормативи оформлення розпорядчих і організаційних документів, види
цих документів, класифікацію і системи документації;
Розвиваюча: розвивати навички оформлення розпорядчих і організаційних
документів;
Виховна: виховувати культурного та грамотного фахівця.
1.
Управлінська документація. Оформлення стандартних
документів.
2.
Ознайомлення з організаційними документами. Статут,
положення, інструкція.
Література
Основна
1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові
папери: Навчальний посібник. – К.: А.С.К., 2003.
2. Мацюк З.О., Станкевич Н.І. Українська мова
професійного спілкування: Навчальний посібник. – К.: Каравела, 2006.
3. Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за
професійним спрямуванням: Підручник. – К.: Алерта, 2012.
Додаткова
1.
Мацько Л.І. Кравець Л.В. Культура
українського фахового мовлення Навч. посіб. — К.: ВЦ "Академія",
2007. — 360 с.;
2.
Українська мова за професійним
спрямуванням. Практикум / Навчальний посібник / За ред. Т.В. Симоненко. – К.:
ВЦ «Академія», 2009.– 272 с.
1.
Управлінська
документація. Оформлення стандартних документів.
Управлінська
документація – сукупність
взаємопов'язаних документів, що
застосовуються для вирішення завдань управління підприємством або установою і
мають нормативно-правову силу.
Управлінська документація визначає
спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений
для первинного спостереження за господарськими операціями як обов’язкова умова
відображення їх в обліку. Документація відіграє також важливу роль в управлінні
діяльністю підприємства, забезпечує можливості контролю за збереженням майна
господарства, раціональним його використанням. Вона має юридичне значення як
письмовий доказ здійснення господарських операцій. Використовують документацію
для аналізу господарської діяльності, фінансового контролю, аудиту й документальних ревізій.
Основу документаційного забезпечення діяльності
будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні
документи. Організаційні документи
(статути, положення, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і
регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідальність
органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються
на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим
й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів
можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.
2.
Статут – це юридичний акт, яким оформляється
утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня
структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами,
організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо.
Статут після затвердження повноважним органом передають
на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою
відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом
є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в
статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням
реєстраційного номера та юридичної адреси.
Лише після реєстрації підприємство має право розпочати
свою діяльність.
Статути бувають типові (розробляються для однотипних
підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією
їх).
Для чіткого викладення змісту статуту й кращого
сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти,
підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.
Реквізити статуту:
- назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа);
- назва виду документа (Статут);
- гриф затвердження;
- позначка про реєстрацію;
- місце складання чи видання, рік.
Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на
окремому аркуші паперу – титульній сторінці.
На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може
мати такі розділи:
1. Загальні положення.
2. Цілі й предмет діяльності .
3. Фонди товариства.
4. Зовнішньоекономічна діяльність.
5. Права та обов'язки засновників.
6. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків
товариства.
7.Майно товариства .
8.Форс-мажор.
9.Зміни законодавства.
10. Органи управління товариства.
11. Реорганізація та ліквідація товариства.
12. Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до
Статуту та ін.
Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі
потреби в нього слід уносити доповнення та зміни.
Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в
статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним
нормативно-правовим актам.
Статути оформляють на аркушах паперу формату A4
друкарським способом.
Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють
печатками.
Статут не належить до секретних документів і не містить
таємної інформації. Йогоповинні надавати на вимогу ревізійним комісіям,
Державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів,
податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.
Статути слугують підставою для розробки положень, правил
та інших документів, що створюються на підприємствах.
Положення – це правовий акт, що визначає порядок
утворення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій,
установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм
підприємств, організацій, установ, фірм.
За змістом розрізняють такі положення:
• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади
й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення,
структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи;
• що регулюють сукупність організаційних, трудових та
інших відносин із конкретного питання;
• про організацію й проведення різних заходів —
культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких
положень визначають установи, які є організаторами заходів.
За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні.
Типові положення
розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а
індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва
на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах,
організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного
підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується
даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити
погодження й позначку про виконавця.
Положення про підприємство затверджується розпорядчим
документом вищого органу.
Положення набуває чинності з дня його затвердження (або
дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках
формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна
оформляти на чистих аркушах паперу.
Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду
документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти
України», «Положення про Міністерство фінансів України».
Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен
з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими
цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.
Інструкція – це правовий
акт, що видається органом державного управління або утверджується його
керівником та визначає правила організаційної, фінансової, науково-технічної,
діяльності підприємств, установ, організацій і певних підрозділів та служб,
посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівників (посадові інструкції)
під час виконання службових обов’язків.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
• такі, що регламентують порядок здійснення якогось
процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад:
«Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах
та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф
обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян»,
«Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне
зберігання» тощо;
• посадові.
Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на
другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи
спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить
за межі підприємства) формату A4.
Інструкція розрахована на тривалий строк дії або
одноразове виконання.
Розрізняють інструкції організаційні,
посадові, технологічні, фінансові, відомчі й міжвідомчі.
Різновиди інструкцій: методичні рекомендації,
рекомендації, правила.
Інструкції найчастіше викладають від третьої особи чи в
безособовій формі. Викладаючи зміст, добирають розпорядчі слова: зобов’язаний,
повинен, має право, забороняється, не дозволяється, слід.
Реквізити:
1.
Назва виду документа.
2.
Гриф затвердження.
3.
Заголовок.
4.
Текст.
5.
Коди.
6.
Дата.
7.
Індекс.
8.
Місце видання.
9.
Підписи.
Окрему групу становлять посадові інструкції працівникам.
Вони містять:
-
загальну частину;
-
функції працівника;
-
обов’язки працівника;
-
права працівника;
-
взаємини (посадові зв’язки);
-
оцінку роботи;
-
відповідальність працівника.
Посадову
інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує.
Затверджує посадову інструкцію керівник підрозділу.
3. Практичне завдання:
3.1. Прочитайте текст. Визначте, який це документ: за
походженням; за місцем виникнення; за найменуванням. Які реквізити має цей
документ?
ЗАТВЕРДЖЕНО
Проректор Національного
педагогічного
університету
ім. М. П. Драгоманова
_____________________
(підпис) (ініціали,
прізвище)
«15» січня 2017
р.
ПОСАДОВА
ІНСТРУКЦІЯ ЛАБОРАНТА КАФЕДРИ
1. Загальні положення
1.1.На посаду лаборанта може бути
призначена особа з вищою, середньою спеціальною чи загальною середньою
освітою, яка має практичний досвід роботи на персональному комп'ютері як
користувач і володіє основами діловодства.
1.2.Лаборант призначається на посаду
наказом ректора Університету за поданням завідувача кафедри й
підпорядковується завідувачеві кафедри.
2. Посадові
функції та обов'язки
Лаборант кафедри повинен знати:
2.1. – вимоги керівних документів
Міністерства освіти і науки України щодо ведення справочинства;
2.2. – основні операції на ЕОМ.
3. Лаборант зобов'язаний
3.1. – отримувати і реєструвати вхідні та
вихідні документи, своєчасно готувати їх до відправлення;
3.2. – формувати та вести номенклатурні справи, журнали,
своєчасно здавати їх в архів;
3.3. – в
установленому порядку готувати акти на знищення документальних матеріалів,
знищувати матеріали відповідно до вимог наказів щодо ведення справочинства;
3.4.–своєчасно і
професійно друкувати підготов
лені на кафедрі документи за вказівкою керівництва кафедри;
3.5. – оформлювати і здавати на
розмноження документи, здійснювати контроль за своєчасним виконанням замовлень;
3.6. – готувати заявки на отримання
канцелярського приладдя.
4. Лаборант
кафедри має право:
4.1. – вимагати від співробітників
кафедри оформлення документів згідно із встановленими правилами;
4.2. – повертати виконавцям документи,
оформленні з порушенням встановлених вимог;
4.3. -
вносити пропозиції щодо вдосконалення організації справочинства та іншої
особи на своїй ділянці.
|
Зав. Кафедри |
|
(підпис) (ініціали, прізвище) |
|
З інструкцією ознайомлений |
|
(підпис) (ініціали, прізвище) |
|
( Дата) |
|
|
3.2. Ознайомитися самостійно зі зразками документів: Статут, Положення
