Тема практичного заняття № 16 : Оформлення довідково-інформаційних документів:
запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі
протоколи, витяги з протоколу.
Мета:
Навчальна: надати студентам
інформацію про особливості, нормативи оформлення довідково-інформаційної
документації, склад реквізитів;
Розвиваюча: розвивати навички оформлення довідково-інформаційних
документів, складання різних видів ділових листів, правильного написання, службових записок, виробничих протоколів та витягів з протоколів;
Виховна: виховувати культурного
та грамотного фахівця.
1. Види
службових листів. Ділове листування. Вимоги до офіційного листування.
2. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення,
доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти.
3. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.
4. Практичне завдання
Література
Основна
1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук
С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. – К.: А.С.К., 2003.
2. Мацюк З.О., Станкевич Н.І.
Українська мова професійного спілкування: Навчальний посібник. – К.: Каравела,
2006.
3. Шевчук С.В., Клименко І.В.
Українська мова за професійним спрямуванням: Підручник. – К.: Алерта, 2012.
Додаткова
1.
Мацько Л.І.
Кравець Л.В. Культура українського фахового мовлення Навч. посіб. — К.: ВЦ
"Академія", 2007. — 360 с.;
2.
Українська мова за професійним
спрямуванням. Практикум / Навчальний посібник / За ред. Т.В. Симоненко. – К.:
ВЦ «Академія», 2009.– 272 с.
1.Види службових листів. Ділове листування. Вимоги до офіційного листування.
У діловому спілкуванні чільне місце посідають службові листи.
Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією,
основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами,
організаціями тощо.
За кількістю адресатів
розрізняють такі службові листи:
— звичайні;
— циркулярні (надсилаються на адресу цілій низці
установ);
— колективні (автором такого листа є колектив
працівників).
За функціональними ознаками листи поділяються на такі,
що потребують відповіді, й
такі, що не потребують відповіді.
Групи однотипних
службових листів:
1 група: лист-прохання,
лист-звернення, лист-пропозиція, лист-запит, лист-вимога;
2 група: лист-попередження, лист-нагадування,
лист-повідомлення, лист підтвердження, лист-відмова, супровідний, гарантійний
лист, лист-розпорядження.
Класифікаційні ознаки
листа як документа:
Ø за походженням — службовий;
Ø за місцем створення — зовнішній;
Ø за призначенням — інформаційний;
Ø за напрямом — вихідний;
Ø за формою — індивідуальний;
Ø за ступенем гласності — звичайний/таємний;
Ø за стадіями створення — оригінал;
Ø за терміном виконання — безстроковий/терміновий.
Послідовність реквізитів
службового листа така:
1. Штамп установи /назва міністерства.
2. Код організації.
3. Назва установи структурного підрозділу.
4. Індекс підприємства зв’язку.
5. Дата.
6. Номер.
7. Адресат.
8. Текст.
9. Відмітка про наявність додатка.
10. Підпис. Статус адресата.
11. Віза виконавця, підпис на копію.
Ділові листи не повинні бути надто довгими і
трафаретизованими.
Вимоги до оформлення
реквізитів службового листа:
Адресат
Назву установи і
структурного підрозділу адресата оформляють у називному відмінку, найменування посади, прізвище, ім’я, по батькові — у давальному
відмінку.
Якщо лист адресований
установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.
Адреса адресата у листі
вказується у такій послідовності: «Куди», «Кому», «Адреса»; на конверті — «К ому», «Куди», «Адреса».
Дата
На бланках дату листа
ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.
Для здійснення
розрахунково-грошових операцій на бланках листів необхідно розмістити номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
Текст
Починати листа
необхідно з ввічливої форми звертання. Текст листа повинен складатися
з двох частин: опису фактів
або подій; висновків та пропозицій.
Абзац складається 5
інтервалами від поля і містить:
1) зачин — тему абзацу,
тобто повідомлення, про що йтиметься далі;
2) фразу — викладається
головна інформація абзацу;
3) коментарі —
підсумовується те, про що йшлося в абзаці.
Віза
Підписує службовий лист
переважно керівник установи, його заступник чи керівник
структурного підрозділу, зазначаючи посаду, звання,
ранг, статус. Остання інформація
службового листа — віза виконання, підпис на копію.
Постскриптум
Постскриптум (P.S.)
можливий лише за умови, якщо після написання листа сталася
подія, про яку адресант
неодмінно має повідомити адресата. Після цього реквізиту необхідно поставити підпис.
Особливості оформлення
сторінки:
ü на аркуші паперу А5;
ü поля: ліве — 30 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє — 20
мм, нижнє — 16-20 мм.
Правила ввічливості
традиційно вимагають відповіді на лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит,
що потребує докладного розгляду, слід протягом трьох днів повідомити про його одержання й дати остаточну відповідь протягом 30
днів.
Лист-співчуття
надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Лист-вітання
можна надсилати впродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про врочистість.
Основні відомості про
найпоширеніші у професійному спілкуванні листи
v Лист-повідомлення. Не потребує відповіді, звичайний, індивідуальний. Надсилається тоді, коли треба сповістити про зміну адреси, назви установи (фірми,
організації), про відкриття філії, початок виробництва тощо. Мета:
довести до відома певну інформацію. Адресат: здебільшого
конкретні організації, установи, філії.
v Гарантійний лист. Не потребує відповіді. Надсилається, якщо потрібно гарантувати правильність виконаної роботи, надану житлову площу, якісне виконання
роботи.
Мета: підтвердити
певні взяті зобов’язання, укладені умови.
v Лист-підтвердження. Не потребує відповіді. Підтверджує одержання листів, переказів, цінних паперів.
v Супровідний лист. Не потребує відповіді. Складається у випадках, якщо є потреба додати документ до основного. Супроводжує накладну, рахунок-фактуру,
каталог, проспект, прейскурант, креслення, буклети, зразки
нових товарів. Функція —інформаційно супроводити документ. Містить назви,
перелік надісланих документів. Обсяг — 1 сторінка.
v Лист-вітання. Не
потребує відповіді. Особливість: припустимий урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних натяків. Надсилається
з нагоди свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на
почесну посаду, успішного завершення справи тощо.
v Лист-нагадування. Не потребує відповіді, терміновий. Надсилається, якщо йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних заходів, зобов’язань,
проведення заходів. Стиль — доброзичливий; ненав’язливий. Не слід
звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки чи
несплати, наприклад, може бути скрутна фінансова ситуація, у
якій опинився Ваш партнер. Зміст залежить від того, чи вперше, вдруге, втретє Ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов’язань,
недотриманнятерміну оплати рахунків тощо. Якщо ваш клієнт не реагує на Ваші
нагадування, Ви змушені будете повідомити йому про свій намір
звернутися до суду й розірвати контракт.
v Лист-запрошення. Не потребує відповіді. Слід обов’язково вказати хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запросив. Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням.
Пропозицію взяти учать у суто ділових заходах пишуть, здебільшого,
на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів
та різноманітних урочистостей виготовляють художньо
оформлені, оздоблені бланки. Крім чіткого, недвозначного змісту викладу дуже важливим є дотримання таких вимог: зі смаком оформлені та якісні
бланки, адже вигляд представницької продукції є найпершим
свідченням недійсності вашої установи. Важливо пам’ятати, що
конверт за своїм дизайном повинен відповідати бланку. При
оформленні листа, текст потрібно симетрично розмістити на аркуші.
v Лист-претензія. Потребує відповіді. Повідомляється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених
(визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього
запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування
тощо. Дає право висловити претензію вимагати ліквідації порушень: заміни
неякісного товару, відшкодування завданих збитків, сплати
штрафу і дотримання в майбутньому умов договору. До листа- претензії може бути доданий акт проведення експертизи. Першим перед цим повідомленням надсилають лист-нагадування.
v Лист-прохання. Потребує
відповіді. Основна засада — переконливість. Текст оформляється
у ввічливій, тактовній формі звернення з певним проханням до партнерів, клієнтів, інвесторів.
v Лист-відповідь на прохання. Не потребує відповіді. Мета написання: вирішити, чи задовольнити прохання, чи відмовити. Якщо відмовляєте, робіть це
аргументовано, коректно, доброзичливо. Поставленої мети автор може
досягти такими мовностилістичними засобами: на початку речення вжити
слова, які відчутно пом’якшать тон відмови (вставні слова,
словосполучення, речення).
v Лист-запит. Потребує
відповіді. Вихідний напрям. Різновид комерційного листа. Мета: отримати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже
наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Складається
після ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами,
прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією,
отриманою на виставках, ярмарках. Обов’язково слід зазначити підставу для запиту; назву товару (його марку, якість, модель тощо), умови,
термін постачання; умови оплати.
v Лист-відповідь на запит. Не потребує відповіді. Зовнішній за місцем виникнення.
Зміст — повідомлення, що отриманий запит вивчається, про
надсилання каталогів, прейскурантів, пропозиція змінити
умови, вказані у запиті, відмовити у постачанні товарів чи
в іншому проханні. Якщо Ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару — у відповідь надсилайте оферту (письмову пропозицію про
постачання товару, яку робить продавець покупцеві). Мета
оферти — укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених
у пропозиції.
Зразок:
|
ТОВ «МедіаСпікГруп» |
Директору |
16.04.17 №
202/4
Шановний Тарас Григорович!
ТОВ
«МедіаСпікГруп» підтверджує отримання замовлених нами матеріалів в необхідній
кількості та дякує за швидке виконання замовлення.
Директор ТОВ
«МедіаСпікГруп» (підпис)
В.П. Кузьменко
2.Оформлення
довідково-інформаційних документів: доповідні і пояснювальні записки, довідки, оголошення, запрошення.
Доповідна —
це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або
взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути
точним і лаконічним; для зручності поділяється на
частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.
Реквізити доповідної записки:
1. Назва виду документа.
2. Заголовок.
3. Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона
подається.
4. Текст.
5. Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку
(може розташовуватися після
адресата).
6. Дата складання.
7. Підпис.
Зразок:
Проректорові з адміністративно-
господарської роботи НАУ
Саф'янову Г.О.
Доповідна записка
Про обстеження електромережі гуртожитку № 2.
За Вашим дорученням 23.09.2017 р. мною було перевірено стан електромережі в
гуртожитку № 2 НАУ.
Доводжу до Вашого відома, що електромережа в цілому знаходиться в
задовільному стані. Для безаварійної її експлуатації необхідно замінити
розподільні щитки на 2 та 4 поверхах і не допускати навантаження електромережі
вище її проектної потужності.
Інженер-електрик (підпис) Р. П. Медведев
24.09.2017 р.
Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються
певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни,
невиконання роботи). Пояснювальна записка пишеться
працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках —
з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
1. Адресат.
2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі
домашня адреса) адресанта.
3. Назва виду документа.
4. Заголовок.
5. Текст.
6. Дата складання.
7. Підпис.
Якщо записка
направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
Зразок:
Директору
з продажу
ТОВ «Калина»
Петрову Н. В.
Пояснювальна
записка
10.09.2017 № 2
Про запізнення на роботу
Я спізнився на роботу 10.09.2013 р.
на одну годину з причини поломки і подальшого ремонту власного автомобіля на
СТО.
|
Менеджер з продажу |
(підпис) |
Г.І. Іванов |
Довідка — документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й
діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ,
організацій, підприємств.
Класифікаційні ознаки довідки як документа:
за походженням — особистий/службовий;
за місцем створення — зовнішній;
за призначенням — інформаційний;
за напрямом — вихідний;
за формою — індивідуальний;
за ступенем гласності — звичайний/для службового
користування;
за стадіями створення — оригінал/копія;
за терміном виконання — безстроковий/терміновий.
Реквізити довідки розміщуються у такій послідовності:
1. Назва виду документа.
2. Назва організації що видає довідку.
3. Дата видачі, номер довідки.
4. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається
довідка.
5. Текст довідки.
6. Призначення довідки(куди подається).
7. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка
не має юридичної сили.
Довідки особистого
характеру підтверджують певний факт і мають цільове призначення, яке вказують у кінці тексту (місце подання).
Для оформлення довідок
використовуються трафаретні бланки. Іноді має рукописну техніку відтворення.
Назва фірми / підприємства
Повна адреса місця роботи
, телефони
«___» ___________2017 Р.
вих. № _____________
Довідка
Довідка видана П.І.Б. в тому , що він
( а ) дійсно працює в « ____назва фірми_____ » на посаді _____________ з «
______ » _________ р. по теперішній час і його / її щомісячна заробітна плата
становить __________ ( прописом ) .
На час туристичної поїздки за П.І.Б.
зберігається робоче місце і оклад.
Довідка видана за місцем вимоги .
Директор
м.п.
(підпис)
Ініціали, прізвище
Головний бухгалтер
(підпис) Ініціали, прізвище
Оголошення — це інформаційний документ, адресований певному колу
зацікавлених і призначений для публічного ознайомлення.
За змістом оголошення
поділяються на: — повідомлення про майбутню
подію;
— повідомлення про потребу в послугах;
— можливість надання послуг.
Класифікаційні ознаки оголошення як документа:
за походженням — приватний/службовий;
за місцем створення — зовнішній;
за призначенням — інформаційний;
за напрямом — вихідний;
за формою — індивідуальний;
за ступенем гласності — звичайний;
за стадіями створення — оригінал;
за терміном виконання — безстроковий.
Оголошення про майбутню подію має таку послідовність
реквізитів:
1. Назва виду документа.
2. Текст, який містить:
дату події, проведення заходу;
місце проведення;
організатора;
зміст події (порядок денний);
коло осіб, які запрошуються на подію;
умови входу.
3. Підпис (якщо треба, назва установи чи посада,
прізвище автора)
В оголошеннях про потребу в
послугах або про можливість надання послуг, крім основної
інформації слід вказати адресу, телефон автора документа.
Формулювання будь-яких
оголошень мають бути короткими і стислими.
Зразок:
Оголошення
09. 03. 2017 року в актовому
залі четвертого корпусу Технологічного університету Поділля відбудеться вечір,
присвячений пам'яті великого поета України Тараса Шевченка.
У програмі вечора:
І. Урочиста частина.
2. Святковий концерт.
Початок вечора о 18 годині.
Кафедра
української мови Технологічного університету Поділля.
Запрошення — коротке повідомлення про якусь подію і запрошення
взяти у ній участь.
Класифікаційні ознаки запрошення як документа:
за походженням — приватний/службовий;
за місцем створення — зовнішній;
за призначенням — інформаційний;
за напрямом — вихідний;
за формою — індивідуальний;
за ступенем гласності — звичайний;
за стадіями створення — оригінал;
за терміном виконання — терміновий.
Запрошення повинно містити такі реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Звертання до адресата.
3. Дата і час події (виділяють іншим шрифтом).
4. Порядок денний.
5. Тематика події (виділяють іншим шрифтом).
6. Прізвища і телефон відповідальної особи.
7. Маршрут проїзду.
Варіювання у виборі
реквізитів залежить від змісту запрошення та його походження (приватне чи службове/офіційне).
Оформляється на
окремих бланках із цупкого паперу або картону.
Запрошення підписується
головою колегіального органу або керівником установи. До вищих за службовим становищем осіб вживаються формули ввічливості й
подяка за увагу.
Зразок:
Вельмишановний
Ярославе Петровичу!
Запрошуємо Вас взяти участь у
міжнародній науково-прктичній конференції: «Роль аграрних навчальних закладів у
формуванні механізмів розвитку сільської кооперації сільських територій».
Ваша заява й тези прийняті.
Доповідь включено до секції № 10: «Міжнародний досвід сільської кооперації:
уроки для України».
Програму конференції Ви
зможете отримати на пленарному засіданні, яке відбудеться 10 лютого 2017 року о
10.00 за адресою:
Асоціація ПАНЗУ
«Украгроосвіта»
м. Київ -151, вул. Смілянська,
11
Реєстрація учасників 8-9
лютого, а також 10 лютого до 10 години.
Телефони для довідок: (0572)
40-62-28, 40-00-15.
Організаційний
комітет.
3.Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.
Протокол – документ,
який відбиває процес і результат роботи колегіальних органів (засідань, нарад,
зборів тощо).
Протокол укладає офіційна, компетентна особа
(секретар).
Групи:
§ Стислі, де фіксуються лише ухвали.
§ Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та
інших учасників зборів, нарад, засідань.
§ Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.
Реквізити:
1.
Назва виду
документа (протокол).
2.
Порядковий номер
протоколу.
3.
Назва зборів,
конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори,
виробнича нарада, розширена нарада тощо).
4.
Назва
підприємства, організації.
5.
Дата, місце
проведення зборів.
6.
Кількісний склад
учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і
додати до протоколу реєстраційний лист.
7.
Посади, прізвища,
ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів
президії).
8.
Порядок денний.
Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.
9.
Підписи
керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).
Текст протоколу, складений на підставі виступів
учасників зборів, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він
складається з пропозицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції
формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (великими літерами з нового
рядка і двокрапкою після).
Зразок:
Протокол № 10
12.12.01 зборів м. Одеса
(назва
колегіального органу):
Голова:
Секретар:
Присутні:
Відсутні:
Порядок
денний:
1.__________________
2.__________________
СЛУХАЛИ:
_________ ______________
ВИСТУПИЛИ:
_________ ______________
_________ ______________
УХВАЛИЛИ:
______________
______________
ДОДАТОК:
Голова (підпис)
_____________________
Секретар (підпис) _____________________
Зразок:
Витяг з
протоколу це частина протоколу, що містить інформацію з конкретного питання
порядку денного. Цей документ складається на прохання особи для подання за
місцем вимоги.
Реквізити:
1.
назва виду
документа (витяг з протоколу);
2.
номер
відповідного документа (протоколу);
3.
назва органу,
засідання, наради;
4.
дата;
5.
конкретне питання
з порядку денного;
6.
підписи голови та
секретаря.
Витяг з
протоколу № 5
засідання
_______________________
від 11
березня 2001 р.
Присутні:
____________________
СЛУХАЛИ:
____________ _____________
УХВАЛИЛИ:
1.
__________________________
2.
__________________________
Голова (підпис) _________________
Секретар (підпис) _________________
Немає коментарів:
Дописати коментар