03.05.2022 ІІІ курс М - 19 Українська мова за професійним спрямуванням ( лекція - 2 год.)

 

Лекція № 3

Тема: Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити.

Мета:

Навчальна: узагальнити й систематизувати знання студентів про призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних видів документів, реквізити документів та правила їх оформлення;

Розвиваюча: розвивати комунікативні навички, вміння грамотно та доречно користуватися мовним матеріалом;

Виховна: виховувати культурного та грамотного фахівця.

План заняття

1.    Документ  – основний вид ділового мовлення.

2.    Види документів та їх класифікація.

3.    Основні реквізити.

4.    Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.

 Література

          Основна

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. – К.: А.С.К., 2003.

2. Мацюк З.О., Станкевич Н.І. Українська мова професійного спілкування: Навчальний посібник. – К.: Каравела, 2006.

3. Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням:

Підручник. – К.: Алерта, 2012.

Додаткова

1.    Мацько Л.І. Кравець Л.В. Культура українського фахового мовлення Навч. посіб. — К.: ВЦ "Академія", 2007. — 360 с.;

2.    Українська мова за професійним спрямуванням. Практикум / Навчальний посібник / За ред. Т.В. Симоненко. – К.: ВЦ «Академія», 2009.– 272 с.

 

 

 

 

 

 

Тема: Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити.

1.       Документ  – основний вид ділового мовлення.

Документ (від латин. documentus — спосіб доказу) — це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

         

Загальні функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Специфічні функції документів:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

2.       Види документів та їх класифікація.

Класифікаційні ознаки документів:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, тощо.

2. За походженням документи поділяють на:

v службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють);

v особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3.    За місцем створення документи бувають:

v внутрішні (чинні лише в межах установи,

підприємства, у якому створені);

v зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4.    За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

v організаційно-правова;

v планова;

v  інформаційно-довідкова

v  довідково-аналітична;

v звітна;

v щодо особового складу (кадрова);

v обліково-фінансова;

v з матеріально-технічного забезпечення;

v договірна;

v колегіальних органів.

5.    За напрямком розрізняють:

v вхідні і вихідні документи.

6.    За формою:

v типові й індивідуальні.

7.    За ступенем гласності

v звичайні,

v таємні (секретні),

v для службового користування.

8.    За стадіями створення розрізняють:

v оригінали (створені документи),

v копії (повне відтворення оригіналу)

v витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

v документи тимчасового зберігання (до 10 років);

v документи тривалого зберігання (понад 10 років);

v документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

9.    За технікою відтворення:

v рукописні;

v відтворені механічним способом.

10.За структурними ознаками:

v стандартні (мають чітку структуру і форму викладу,

свою стилістику. Тут переважно подаються конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища);

v нестандартні (містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів

залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків).

3.       Основні реквізити.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізити — у документознавстві — обов'язкові дані, які мають бути в кожному документі певного виду для визнання його дійсним (наприклад, назва документа, дата складання, сума, яка підлягає сплаті, назва платника, адреса тощо).

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення.

Основні правила оформлення реквізитів:

№	Реквізити	Розташування та правила оформлення
1	Державний герб України	Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації
2	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
4	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
5	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
6	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
7	Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа	У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї
8	Назва структурного підрозділу	У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
9	Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54. вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33 На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
10	Назва виду документа	Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
11	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.2002 (тобто 17 червня 2002 року). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002; 05.08.99. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи)
12	Індекс	У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи; 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
13	Посилання на індекс та дату вхідного документа	У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер
14	Місце укладання чи видання	У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
15	Гриф обмеження доступу до документа	З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «Для службового користування», «секретно», «цілком секретно»
16	Адресат	З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; коли приватній особі – тоді перед її прізвищем. Наприклад: Друкарня                  Никонову «Преса України»     Миколі Петровичу Головному                вул. Грінченка, редакторові            буд. 7, кв. 19 Романову В. Ю.       Київ-04 01004 Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку: Директорові Київської загальноосвітньої школи № 7
17	Гриф затвердження	У верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: – слово ЗАТВЕРДЖУЮ; –    назва посади; –    особистий підпис; –    ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; –    дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.2002 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою: ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.2002, № 15
18	Резолюція	Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка на порядок виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок його виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках
19	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень
20	Відмітка про контроль	З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою «К» або «Контроль»
21	Текст	Складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)
22	Відмітка про наявність додатка	Додатки до документів можуть бути трьох видів: а)       додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); б)додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом; в)       додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті: Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка: Додаток до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.2002 № 15 Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку: 1)якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так Додаток: на 2 арк. у 3 прим.; 2)якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на 7 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазна­ченими у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу
23	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: -найменування посади (з лівого боку); -підпис (між назвою посади й прізвищем); - ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч): Голова Державного комітету архівів України  (Підпис)    (Ініціали, прізвище) У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією  примірники. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор   Директор зош № 277  зош № 282 (підпис)      (підпис) Л. С. Семчук        Ю. Ю. Новак Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу
24	Гриф погодження	Розрізняють дві форми погодження документів —      внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається зі: —     слова «ПОГОДЖЕНО»; —        назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи; —        особистого підпису; —     його розшифрування; —      дати. Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад: ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002 Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12 Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування    Найменування посади                посади (Підпис)              (Підпис) (Ініціали, прізвище)       (Ініціали, прізвище) Дата                  Дата
25	Віза	Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з: — особистого підпису особи, що візує; — дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 28.08.2002 Невеликі зауваження (1–2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
26	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ
27	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис»  – слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою
28	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості: —стислу довідку про виконання; —слова «До справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; —дату скерування документа до справи; —підпис керівника структурного підрозділу або виконавця: До справи № 07/54 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.09.2002 (Посада, ініціали, прізвище) Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено
30	Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій	Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить: —запис «Інформація перенесена на машинний носій»; —підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення
31	Відмітка про надходження	Містить: —скорочену назву організації, що отримала документ; —дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: —назву організації; —дату надходження; —індекс документа. Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа

4.       Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.

Вимоги до документів:

ü документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією;

ü документ повинен бути достовірним і мати юридичну силу, не повинен суперечити чинному законодавству;

ü документ повинен мати відповідність до свого призначення;

ü документ повинен бути складений за встановленою формою;

ü документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на папері стандартного формату (А4 або А5), називається формуляром. Формуляр — це модель, зразок побудови документів певного виду.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги (поля) документа. Відповідно до

державних стандартів установлено такі розміри берегів документів:

— лівого — 20 мм;

— правого — не менше, ніж 8 мм;

— верхнього — не менше, ніж 10 мм;

— нижнього — не менше, ніж 8 мм.

Текст є основним реквізитом будь-якого документа. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

е) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді:

— власне тексту;

— анкети (текст, що містить словесну/цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);

— таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци — частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і в кінці. У виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення однорідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти.

Тут доречні абзаци з одного — двох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне повідомити, що ...”;

2) від першої особи множини, наприклад: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”,

“Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3) від третьої особи однини, наприклад: “Комісія виявила...”, “Управління вважає...”,”Відділ здійснює такі функції...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.__